HACCP Cloud
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Bedienungsanleitung

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die wichtigsten Funktionen von HACCP Cloud - für Mitarbeiter und für Administratoren.

1. Willkommen

HACCP Cloud ersetzt die papierbasierte HACCP-Dokumentation in Küchenbetrieben: Temperaturkontrollen, Reinigungspläne, Wareneingänge und Beanstandungen werden digital erfasst, statt in Ordnern und auf Zetteln festgehalten zu werden.

Die Bedienung ist bewusst einfach gehalten: Fälligkeiten werden automatisch berechnet, Abweichungen automatisch erkannt, und jede Dokumentation bleibt dem Mitarbeiter zurechenbar, der sie erfasst hat.

Vorteil der digitalen Dokumentation: zentrale Übersicht, schneller Zugriff auf vergangene Kontrollen und automatische Erinnerungen bei überfälligen Aufgaben - bei gleichzeitig lückenloser Nachvollziehbarkeit.

2. Erste Schritte

Anmeldung

Was macht diese Funktion?

Meldet dich mit deinem persönlichen Benutzerkonto an. Auf einem gemeinsam genutzten Küchentablet kommt danach noch eine Mitarbeiter-Auswahl per PIN dazu.

So funktioniert es:

  1. Öffne die Anmeldeseite und gib Benutzername und Passwort ein.
  2. Bestätige mit „Anmelden“.
  3. Auf einem gemeinsamen Tablet: Wähle anschließend deinen Namen aus der Mitarbeiterliste und gib deine persönliche PIN ein.
Aus Sicherheitsgründen meldet die Anwendung inaktive Sitzungen automatisch ab: nach 5 Minuten Inaktivität bei der Mitarbeiterrolle (zurück zur Mitarbeiter-Auswahl), nach 8 Stunden bei Leitung, Administrator und Prüfer. Das gemeinsame Geräte-Konto selbst bleibt dauerhaft angemeldet.

Dashboard & Navigation

Was macht diese Funktion?

Das Dashboard zeigt nach der Anmeldung eine Übersicht: offene und überfällige Aufgaben, Temperaturwarnungen der letzten 24 Stunden, offene Beanstandungen, die heutigen Wareneingänge sowie einen Reinigungs- und Kontrollplan der laufenden Woche.

So funktioniert es:

  1. Über das Menü-Symbol oben links die Navigation öffnen.
  2. Je nach Berechtigung stehen dort die Bereiche Reinigung, Temperaturen, Wareneingang, Beanstandungen, Berichte und Einstellungen zur Verfügung.
  3. Ein Klick auf eine Dashboard-Kachel führt direkt zur passenden Liste (z. B. „Offene Aufgaben“ zur Tages-Checkliste).
Rechts oben lässt sich zwischen hellem und dunklem Design umschalten - eine reine Anzeigeeinstellung ohne Einfluss auf Daten oder Rechte.

3. Tägliche HACCP-Aufgaben

Temperaturkontrolle durchführen

Was macht diese Funktion?

Erfasst die gemessene Temperatur eines Kühl- oder Gefriergeräts und vergleicht sie automatisch mit dem hinterlegten Grenzwert.

So funktioniert es:

  1. Öffne „Temperaturen“ und wähle das betreffende Gerät.
  2. Öffne die Messungen des Geräts und wähle „Neue Messung“.
  3. Trage den gemessenen Wert ein.
  4. Speichere die Messung.
Liegt der Wert außerhalb des Grenzwerts, kennzeichnet die Anwendung die Messung automatisch als Abweichung und legt - je nach Konfiguration - eine Beanstandung sowie eine Benachrichtigung an.

Speisentemperatur dokumentieren

Was macht diese Funktion?

Erfasst die Temperatur einer Speise bei Zubereitung oder Ausgabe, geprüft gegen den Grenzwert der zugehörigen Speisekategorie.

So funktioniert es:

  1. Öffne „Speisentemperaturen“ und wähle die passende Kategorie.
  2. Wähle „Neue Messung“ und trage den gemessenen Wert ein.
  3. Speichere die Messung.

Reinigung / Kontrollpunkt dokumentieren

Was macht diese Funktion?

Bestätigt einen fälligen Reinigungs- oder Kontrollpunkt als erledigt, oder meldet stattdessen eine Abweichung.

So funktioniert es:

  1. Öffne „Reinigung & Kontrolle“ → „Heute“ oder den jeweiligen Bereich.
  2. Ist alles in Ordnung: Knopf „Sauber“ antippen - ein Klick genügt.
  3. Liegt eine Abweichung vor: „Ergebnis erfassen“ wählen und die Abweichung beschreiben.
Eine gemeldete Abweichung legt automatisch eine Beanstandung an. Über „Alle als sauber markieren“ lässt sich ein kompletter Bereich auf einmal abhaken, wenn tatsächlich alles erledigt wurde.

Tages-Checkliste bearbeiten

Was macht diese Funktion?

Zeigt alle an einem Tag fälligen Reinigungs- und Temperaturkontrollen an einem Ort, inklusive Kennzeichnung „fällig“ und „überfällig“.

So funktioniert es:

  1. Öffne „Reinigung & Kontrolle“ → „Heute“.
  2. Arbeite die Liste von oben nach unten ab.
An einem im Betrieb hinterlegten geschlossenen Tag zeigt die Liste „Betrieb heute geschlossen“ an - es gibt dann nichts zu dokumentieren.

Wareneingang erfassen

Was macht diese Funktion?

Dokumentiert eine Lieferung mit Lieferschein, Temperaturkontrolle und einem festen Ja/Nein-Fragenkatalog.

So funktioniert es:

  1. Öffne „Wareneingang“ → „Neue Lieferung“.
  2. Lieferant, Datum, Uhrzeit und Lieferschein-Nummer eintragen.
  3. Je gelieferter Warengruppe eine Position mit der gemessenen Temperatur hinzufügen.
  4. Den Fragenkatalog beantworten: Temperatur in Ordnung, keine Beschädigung, kein Verderb, Hygiene des Lieferanten, MHD gültig, kein Schädlingsbefall, Bestellung stimmt.
  5. Speichern.
Eine mit „Nein“ beantwortete Frage oder eine Temperaturabweichung kennzeichnet die Lieferung automatisch als beanstandet.

Mangel / Beanstandung melden

Was macht diese Funktion?

Dokumentiert eine Abweichung mit Beschreibung, optionalem Foto und Status - unabhängig davon, ob sie aus einer Kontrolle, einer Temperaturmessung oder einem Wareneingang entstanden ist.

So funktioniert es:

  1. Beanstandung über die auslösende Kontrolle/Messung/Lieferung anlegen, oder die Beanstandungsliste öffnen.
  2. Titel, Beschreibung und optional ein Foto hinzufügen.
  3. Bei Bedarf eine Maßnahme aus einer hinterlegten Vorlage zuordnen.
  4. Ist eine Nachkontrolle nötig: Häkchen setzen und einen Termin eintragen - sie erscheint dann als eigene Aufgabe.
  5. Status auf „Erledigt“ setzen, sobald behoben.
Ohne eingetragenen Termin lässt sich „Nachkontrolle erforderlich“ nicht aktivieren - so geht keine offene Nachkontrolle unter.

4. Verwaltung

Dieses Kapitel ist in der Mitarbeiteransicht ausgeblendet. Die Umschaltung oben ist eine reine Anzeigefunktion - welche Funktionen tatsächlich nutzbar sind, hängt weiterhin von den eigenen Berechtigungen in der Anwendung ab.

Betrieb & Betriebsstätten verwalten

Unter „Einstellungen → Betrieb“ lassen sich Name und Adresse des eigenen Betriebs pflegen - sie erscheinen im Kopfbereich, auf Berichten und in E-Mails.

Gehört der Betrieb zu einer Firma mit mehreren Standorten, verwaltet ein Firmenadministrator unter „Einstellungen → Betriebsstätten“ die einzelnen Standorte: anlegen, bearbeiten oder stilllegen.

Bereiche & Kontrollpunkte anlegen

Unter „Einstellungen → Reinigung & Kontrolle“ werden Bereiche (z. B. Küche, Lager) und darin Kontrollpunkte mit einem wiederkehrenden Intervall angelegt - die Grundlage für die Tages-Checkliste.

Temperaturgeräte & Speisekategorien

Unter „Einstellungen → Temperaturen“ werden Kühl-/Gefriergeräte sowie Speisekategorien mit ihren jeweiligen Temperatur-Grenzwerten gepflegt - sie bestimmen, wann eine Messung als Abweichung gilt.

Warengruppen & Lieferanten

Unter „Einstellungen → Wareneingang“ werden Warengruppen mit ihren Temperaturgrenzwerten sowie die Lieferantenstammdaten gepflegt. Zusätzlich lassen sich unter „Beanstandungen“ wiederkehrende Maßnahmenvorlagen hinterlegen.

Benachrichtigungen konfigurieren

Unter „Einstellungen → Benachrichtigungen“ wird je Ereignistyp (überfällige Kontrolle, Temperaturabweichung, Speisentemperatur- abweichung, offene Beanstandung, Wareneingangsbeanstandung) festgelegt, wer informiert wird und wann: sofort, nach 30/60 Minuten, nach mehreren Stunden, oder nur als Tages- bzw. Wochenzusammenfassung. Eine Test-E-Mail lässt sich direkt von dort verschicken.

Unter „Betriebszeiten“ lassen sich außerdem geschlossene Tage (Feiertage, Betriebsruhe) sowie der wöchentliche Arbeitstage-Turnus hinterlegen - beides wirkt sich auf die Fälligkeit von Kontrollen aus.

Benutzer & Rollen verwalten

So funktioniert es:

  1. Unter „Einstellungen → Benutzerverwaltung“ einen neuen Benutzer anlegen und eine Rolle zuweisen.
  2. Für die Tablet-Nutzung eine persönliche PIN setzen.
  3. Bei Bedarf ein neues Passwort setzen.

Wichtig zu wissen:

Rolle Zweck
AdministratorVerwaltet den eigenen Betrieb vollständig.
LeitungDokumentiert und wertet aus, ohne administrative Einstellungen.
MitarbeiterDokumentiert Kontrollen, Temperaturen, Wareneingänge.
PrüferLiest alles, ändert nichts, darf exportieren.
GerätGemeinsames Tablet-Konto, nur Mitarbeiter-Auswahl.
BerichteExterne Stelle, ausschließlich fertige PDF-Berichte.
FirmenadministratorVerwaltet mehrere Betriebsstätten einer Firma, ohne operative Daten einzusehen.

5. Dokumentationen und Exporte

Was macht diese Funktion?

Zeigt abgeschlossene Kontrollen, Temperaturlisten, Wareneingänge und Beanstandungen in einer filterbaren Übersicht und erlaubt den Export als Datei.

So funktioniert es:

  1. Öffne „Berichte“ und wähle einen Berichtstyp.
  2. Zeitraum eingrenzen (ohne Angabe gelten die letzten 30 Tage), bei Bedarf nach Bereich filtern oder „Nur Abweichungen“ aktivieren.
  3. Als PDF, CSV oder Excel exportieren.
Die Änderungshistorie (wer hat wann welchen Wert geändert) ist ein eigener Bericht und erfordert ein zusätzliches Recht - sie ist keine normale Betriebsauswertung, sondern ein Aufsichtsinstrument. Eine reine Berichte-Rolle für externe Stellen (z. B. Buchhaltung) sieht ausschließlich fertige PDF-Downloads, keine durchsuchbare Rohdaten-Tabelle und keinen CSV-/Excel-Export.

6. Mobile Nutzung

Browser (Smartphone/Tablet)

Die Anwendung funktioniert direkt im Browser, ohne Installation - die Darstellung passt sich automatisch der Bildschirmgröße an.

Als Web-App installieren

Über die Browser-Funktion „Zum Startbildschirm hinzufügen“ lässt sich die Anwendung wie eine App auf dem Tablet ablegen - sie startet dann im Vollbildmodus, ohne Adressleiste.

Android-APK

Zusätzlich steht nach der Anmeldung im Kopfbereich ein Download für eine eigenständige Android-Installationsdatei (APK) bereit. Da sie nicht über den Play Store verteilt wird, muss auf dem Tablet einmalig die Installation aus unbekannten Quellen erlaubt werden. Die App startet anschließend im echten Vollbildmodus (Status- und Navigationsleiste ausgeblendet; vom oberen oder unteren Bildschirmrand hereinwischen, um sie kurz einzublenden).

Kioskmodus (gemeinsames Tablet)

  1. Das Tablet meldet sich einmalig mit dem gemeinsamen Geräte-Konto an.
  2. Jeder Mitarbeiter wählt danach seinen Namen aus der Liste und gibt seine persönliche PIN ein.
  3. Nach 5 Minuten ohne Eingabe meldet sich der Mitarbeiter automatisch ab - zurück zur Mitarbeiter-Auswahl, nicht zum vollständigen Login.
Auch für iOS steht die Anwendung als installierbare Web-App (PWA) zur Verfügung und eignet sich ebenso für den Kioskmodus auf einem fest montierten Tablet - eine eigenständige iOS-App im App Store gibt es nicht. Eine Offline-Dokumentation gibt es auf keinem Gerät: Kontrollen lassen sich nur mit bestehender Verbindung zum Server speichern.

7. Häufige Fragen

Wie lange bleibe ich angemeldet?

Als Mitarbeiter 5 Minuten ohne Eingabe, als Leitung/Administrator/Prüfer 8 Stunden. Das gemeinsame Geräte-Konto bleibt dauerhaft angemeldet, nur die Mitarbeiter-Auswahl wird nach Inaktivität zurückgesetzt.

Was ist der Unterschied zwischen normalem Login und PIN-Anmeldung?

Benutzername und Passwort melden ein einzelnes Konto vollständig an (z. B. Administrator am Büro-PC). Die PIN-Auswahl setzt bereits eine aktive Anmeldung mit dem gemeinsamen Geräte-Konto voraus und dient nur dazu, auf einem geteilten Tablet schnell zwischen Mitarbeitern zu wechseln.

Wie wechsle ich zwischen hellem und dunklem Design?

Über den entsprechenden Knopf im Kopfbereich der Anwendung - eine reine Anzeigeeinstellung je Benutzerkonto, ohne Einfluss auf Daten oder Rechte.

Wer kann sehen, wer eine Dokumentation geändert hat?

Benutzer mit dem entsprechenden Recht über den Bericht „Änderungshistorie“ unter „Berichte“ - dort wird protokolliert, wer wann welchen Wert geändert hat.

Muss ich einen Standort manuell auswählen?

Nein. Jeder Benutzer ist fest einem Betrieb zugeordnet und sieht ausschließlich dessen Daten - eine manuelle Standortauswahl entfällt. Nur ein Firmenadministrator verwaltet mehrere Betriebsstätten gleichzeitig, ohne selbst in einem einzelnen Standort zu arbeiten.

Kann ich eine Kontrolle für mehrere Tage im Voraus erfassen?

Die Tages-Checkliste zeigt die für den aktuellen Tag fälligen Aufgaben. Für geplante Schließtage (Feiertage, Betriebsruhe) lässt sich unter „Betriebszeiten“ hinterlegen, dass an diesem Tag keine Dokumentationspflicht besteht.

Wie werden mehrere Standorte einer Firma getrennt?

Jeder Datensatz gehört genau einem Betrieb. Diese Trennung wird serverseitig erzwungen, nicht nur über ausgeblendete Menüpunkte - ein Benutzer eines Standorts kann die Daten eines anderen Standorts derselben Firma nicht einsehen.

Welche Dateiformate unterstützt der Export?

PDF, CSV und Excel (XLSX) - je nach Berichtstyp und eigenen Rechten. Eine reine Berichte-Rolle bekommt ausschließlich PDF.

Was passiert bei einer Temperaturabweichung?

Die Messung wird als Abweichung gekennzeichnet, kann automatisch eine Beanstandung erzeugen und löst - je nach Konfiguration - eine E-Mail-Benachrichtigung aus.

Benötige ich für die mobile Nutzung eine spezielle App?

Nein, der Browser genügt. Für Android-Tablets steht zusätzlich eine installierbare Web-App und eine eigenständige APK im Vollbildmodus zur Verfügung.

Gibt es eine Begrenzung für den PDF-Export?

Ja, bei sehr vielen Datensätzen in einem Zeitraum weist die Anwendung darauf hin, den Zeitraum einzugrenzen oder stattdessen CSV/Excel zu verwenden (sofern das eigene Konto dazu berechtigt ist).